編譯/吳凱琳 CHEERS雜誌37期 2003/10/1

以下我們為所有工作者整理出成功建立人脈關係的12項原則,幫助你成功找到心目中的理想工作,在事業生涯中更上一層樓。

原則1. 確認人脈資源,有效管理名單:
一般人的人脈關係可以分成以下三種類型:
‧個人網路:包括你的家人與朋友,或是與你最親近的人。
‧社會網路:你時常聯絡或是比較熟識的人;之前任職單位的同事或是主管;鄰居或是朋友認識的人;你的理財專員或是汽車業務員等。
‧專業網路:例如專業協會、俱樂部、校友會等的組織。

寫下你現有的人脈資源,包括以上提到的三種類型。回頭翻閱你的電話簿或是名片本,把所有你能想到的人全部都列出來。透過這份人脈資源名單,可以看出自己的人脈關係組合特性,瞭解哪些地方有所不足,必須加以改進。最後,再想想,哪些人未來有可能成為你的人脈資源,也把可能的名單列下來。

為了更有效的管理自己的人脈關係,可以善加利用資訊科技。目前有許多的電腦軟體,例如微軟的Outlook等,都有通訊錄管理的功能。除了輸入個人的基本資料外,最好加上興趣嗜好、專長、人格特質等有助於你認識這個人的資料。然後依據職業類別或是其他的條件加以分門別類,方便日後的查詢。

原則2. 克服害羞的個性,建立自信:
建立人脈最有效的方法就是主動認識別人,和對方談話。不要害怕被拒絕或是覺得不好意思。
對於個性較為內向害羞的人,位於紐約的感知策略生涯顧問公司(Sense-Able Strategies Inc.)總裁茱蒂‧蘿絲瑪琳(Judy Rosemarin)有以下的建議:

1. 改變不正確的想法。你可能認為是有求於對方,感覺沒有面子。或是害怕惹人厭、遭到對方的拒絕。不要忘了,建立人脈的目的是認識別人、取得資訊,不是要求對方介紹工作給你,所以這樣的顧慮是不必要的。更不用擔心會引起對方的反感,沒有人會當面回絕認識新朋友的機會。
2. 找出最讓你感到不自在的原因。舉例來說,如果你害怕在不認識的人面前介紹自己,可以找你最要好的朋友幫忙練習,訓練自己的技巧,直到你能自信而自在的與不認識的人開口說話。
3. 事先準備好可以談話的內容。你可能因為不知如何與陌生人聊天,而感到不自在。只要是先做好功課,想想最近有哪些熱門話題。或是,如果可能的話,事先瞭解對方的背景或相關資料,這樣就不用擔心無話可說。
4. 設定具體目標,確實執行。你可以設定具體的目標,例如每星期應該打幾通電話、有幾次會面、參加什麼樣的活動,要求自己一定要確實達到目標。此外,必須隨時記錄,定期追蹤成果。
 建立自信心最有效的方法就是從你最熟悉的人開始,訓練自己建立人脈的技巧。但是不要過度依賴親近的朋友,你必須不斷的擴展自己的人際網路,認識不同的人。

原則3. 瞭解自己的溝通模式,截長補短:
多瞭解自己,才能善用自己的優點,彌補自己的缺點。你是否喜歡遇到新的朋友?喜歡參加社交活動?在別人面前,你是否可以很有自信的談論自己的優缺點?你是不是比較喜歡透過電話或是信件的方式與人溝通?

根據一項調查,關於對方的說話內容,我們通常只記得7%,但如果是肢體語言的部分,比例則高達了55%。換句話說,面對面的溝通是最有效的。如果你過去習慣透過電話或是信件與人溝通,應該立刻改變方式。

又好比說,外向的人可能會認識許多新的朋友,蒐集到最多的名片;如果是內向的人,認識的新朋友可能不多,但是對於每一個人有較深入的認識。如果你很清楚自己的性格取向,便能有效發揮自己的優點,改進缺點。

原則4. 人脈關係多元化,增加機會:
不妨想一下,你所認識的人是否都和你很像?你們的背景是否很類似?對於很多事情的看法你們是否都很一致?如果你的回答是肯定的,可要注意了。這樣只會讓你的生活圈越來越狹小,機會越來越少。

你應該接觸不同專業領域、不同成長背景、不同國籍、不同年齡層的人,當你認識的人脈資源越多元,代表機會更多,或許可以因此找到新的生涯選擇。

另一方面,這也有助於個人的成長。當我們長期固定身處在某個領域當中,思考模式就會變得僵化而單一,習慣於現狀,變得不願意接受新的挑戰或是機會。在目前競爭激烈的環境中,一旦失去彈性,也就失去了優勢。認識不同背景的人,可以帶給你新的刺激、新的觀點,更加瞭解外在環境的變化,強化自己的調適能力。

原則5. 準備好自我介紹,10秒鐘就好:
對話的前30秒種是最重要的,決定了接下來雙方是否還能繼續對話。你必須把握這段時間好好介紹自己,建立對話的基礎。所以平時就應該事先準備好簡短的自我介紹內容,隨時可以派上用場。

介紹的時間最好不要超過10秒鐘,內容包括你自己以及工作的內容,盡量提到可以讓對方印象最深刻的內容。例如:「我是來自聖荷西的創投家,專門投資無線網路科技公司,投資金額大約在1千萬到5千萬美元之間。」
「我在人力仲介公司服務,專門為網路創業公司尋找有經驗的主管,去年成功的媒合了17位副總級以上的主管。」

除了介紹自己的職業和工作內容外,最好提及工作上的具體成績。派克威職涯訓練公司(Parkway
Training Associates, Inc.)總裁安‧渥爾夫(Ann H. Wolfe)特別提醒,不要感到不好意思,在別人面前隱藏自己的能力或是成就,或是謙稱自己沒有什麼才能、沒什麼成就等等。要自信的表現自己,給予對方深刻的印象。

此外,依據場合的不同,可以適度修改自我介紹的內容,像是參加行銷活動與網路公司記者會,自我介紹的內容就會有所不同,但是原則是一樣的:讓對方記得你。

原則6. 聯絡關鍵人選,瞭解產業訊息:
在你的人脈資源當中,必定有某些人擔任公司的高階主管、人力資源主管、關鍵的決策人員,或是從事就業輔導、人力仲介等的工作。這群人非常瞭解目前企業的雇用情形或是產業的發展趨勢等等,是重要的資訊來源管道。
不妨主動打電話聯絡,詢問對方是否願意與你會面,進行諮詢性面談(informational
interview),你可以藉此機會多多瞭解市場的變化。還是要提醒你,這不是要求對方介紹工作給你,你的目的只是蒐集資訊,不要把這次的會面當成是求職面談。

原則7. 參與社交活動,擴展人脈:
有時候主動聯絡卻被對方拒絕可能會讓你感到沮喪或是失望,不過參與社交活動就比較不會有這種負面的感受。「有一位個性害羞的系統分析師,在朋友的婚禮派對上找到了新的工作,」杜飛生涯顧問公司(The Duffy Group)的資深合夥人喬伊‧杜飛(Joe Duffy)說道。「他和吧台的酒保聊天,正巧酒保的叔叔在一家電腦公司上班,正在應徵系統分析師。一個星期之內,他就轉換了新東家。」

擔任志工也是建立人脈的有效管道之一,只要時間允許,可以到相關的非營利組織或是協會義務幫忙,例如,如果你的專長在財務領域,可以義務擔任公益組織的會計。不僅可以建立自己的人脈,更可以展現自己的專業能力。

如果你不幸失業了,一時之間也找不到穩當的工作,其實可考慮臨時性的工作。這時候你不應限制太多,只要有任何的工作機會,就應該多多嘗試。茱蒂‧蘿絲瑪琳就曾輔導過一個案例,他在一家大型企業擔任財務副總,被公司裁員後3個月,他接受了一份臨時工作,為企業主管擔任機場接送的司機。「有一次他的乘客正好是一家位在紐約市郊的工程公司的老闆,沒想到對方主動邀請他擔任公司的財務經理。」茱蒂‧蘿絲瑪琳說道。

原則8. 保持輕鬆,主動開啟對話:
在任何的場合,主動找機會和人談話,不要只是站在角落等著別人來找你。如果你看到有幾個人圍在一起談論,你可以站在這群人的周圍,必定會有人注意到你,邀請你加入。
當然,你必須事先想好一些適合談話的主題。《公關高手》(The Secrets of Savvy Networking)作者蘇珊‧蘿安(Susan RoAne)建議,參加任何社交活動之前,一定要瞭解活動的目的與內容。出發前想想最近有哪些熱門的話題,適合作為開場白。千萬要避免容易引起爭議或是敏感的話題,例如政治、宗教、性別、年齡等。

和對方談話時,眼睛不要四處張望,更不要和每一位經過的人打招呼或是不時看著手錶。即使這段對話對你來說可能沒有任何幫助,還是必須全神貫注,不要讓對方有不好的印象。
此外,如果你表現太過緊張或是嚴肅,只會讓對方感到不自在,自然無法繼續話題,甚至因此而喪失繼續往來的機會。不要給自己太多的壓力,一定要認識哪些人或是達到哪些目的。到了現場,保持輕鬆的態度,享受當時的氣氛。

另一方面,懂得何時該結束對話也是很重要的,你不可能一整晚只與某個人談話。這也需要一點小技巧,也許是10分鐘之後,你可以說:「我知道你還要認識其他的人,就不打擾你了。」或是:「抱歉,待會我和另一位客戶有約,必須先走一步。」

《職場處處有貴人》(The Networking Survival Guide)作者黛安‧達林(Diane Darling)特別提醒,千萬不要說「我要去一下洗手間」,這樣反而會讓對方覺得你只是在找藉口迴避。
最後記住一點,結束任何對話之前,一定要和對方交換名片。

原則9. 懂得聆聽,提供協助:
人與人之間的關係必須是互惠的,雙方相互分享各自的想法與資訊。你應該要主動找機會幫助別人。也許你個人無法解決對方的問題,但是你可以利用自己的人脈,向對方介紹其他人來解決問題。

「注意聆聽對方要說的話,找出他們可能需要幫忙的地方。也許你可以幫助他們,或是引介其他人,」位於舊金山的人脈關係公司BNI的創辦人伊凡‧米斯尼爾(Ivan R. Misner)說道。
不論這個人對你是否有實際的幫助,重要的原則是與人保持聯繫。「建立人脈其實和朋友關係是一樣的,」唐娜‧費雪提到。「你必須像對待朋友一樣,以尊重而親切的態度對待人脈關係中的每一個人。」不要期望對方一定要對你的幫助給予回饋。

原則10. 隨身攜帶名片:
名片是建立人脈最有效的工具之一。可別小看這張小小的名片,當中包含了許多有用的資訊:你是誰?在哪工作?你的職務是什麼?你的聯絡方式?簡單的說,名片就等於是你個人的行銷檔案。

黛安‧達林建議,不要走向一個人,就立刻遞出名片,應該是在簡短的交談之後,再遞出名片。當然,如果是參加會議或是商業會面,應該在一開始時就遞出名片。
最好隨身攜帶兩個名片盒,一個裝自己的名片,另一個則用來裝收到的名片。這樣可以避免混淆,以免當你要遞出名片給對方時,卻拿出別人名片的尷尬場面。

如果你是個人工作者,記得要為自己設計獨特的名片,包括版面設計、紙張、印刷品質的一定要突顯自己的特色,吸引對方的注意。千萬不要自己用雷射或噴墨印表機製作名片,最好還是花一點錢交給專業印刷廠製作。

名片的管理也很重要,除了利用名片本存放紙本名片,最好將所有名片的資料輸入電腦中,可以利用名片掃描軟體加快速度。不論是名片本或是電腦資料庫,都必須依據自己的需要分門別類,方便日後的搜尋。

原則11. 不要放過任何的機會:
即使是在街上碰到的陌生人,都有可能成為你事業生涯的貴人。心理學家與顧問詹姆斯‧歐康尼爾(James O'Connell)就曾遇到一個案例。這位客戶是虔誠的天主教徒,在一家非營利組織擔任財務長。有一天正要走出地鐵站時,遇到了一位牧師。兩個人於是聊了起來,對方告訴他是長老教會的牧師,並遞出名片,在背面寫上一些聯絡人的名字。這位財務長便透過這份名單找到了新的工作。「試著和任何人說話,即使對方可能不是你心裡所想的人,」詹姆斯‧歐康尼爾說道。

原則12. 建立人脈是持續的過程:
許多人以為建立人脈就是四處蒐集名片,然後一一打電話向對方求一份工作。建立人際關係不等同於求職,求職只是其中一個目的而已。人際關係的建立是一個持續的過程,也許這些人無法立即介紹工作機會給你,但是保持聯絡就有機會。

經過第一次的接觸之後,記得利用電話或是電子郵件表達你的感謝,也可以寫一張謝卡給對方。感謝的同時,也要讓對方瞭解你會持續保持聯絡。

後續的聯繫目的主要是讓對方瞭解你的最新狀況,並取得最新的資訊。「如果你真的重視建立人脈,你會隨時隨地找尋機會,而不是只有在特定時候或是緊急的時候才想到,」蘇珊‧蘿安說道。重要的是建立長久的互惠關係,而非為了特定的目的而進行。

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