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前言:最近因為深感業務工作的繁雜和其他計畫的加入，常常使得我忙的焦頭爛額但又得不到效率，不但業務工作沒有做好，甚至計畫無法及時的完成，越仁深知若不及時找到有效的時間管理方法和系統，我將無法跨出時間流逝的洪流，必定是繼續每日渾渾噩噩的當個時間的奴隸，不但工作效率無法提升，最終必定會邁向失敗之路，透過經驗的交流，越仁深感tfajang和瑞智都自一套自我管理的好方法，在得到你們的啟發後，越仁也再這個星期開始積極的去尋找時間管理的方法和實做並將越仁認為有用的觀念和透過我本身實做後的心得與各位分享

一、有一句話我覺得用來解釋時間管理非常的恰當，所謂時間管理的目的，就是將時間用在與目標相關的工作上，只有設定自己的目標後，我們才知道自己的時間運用是否合理，所以 設定目標 是時間管理的首要步驟

我個人有深刻的體驗，越仁常常每天都覺得很忙碌，但往往回頭檢視自己的工
作達成率及預定的讀書效率都非常的差，會淪為一事無成的窘境，然而越人發現有些人每天實際工作的時間並不長，但卻有相當的成就，在我思考及親自詢問的當下我發覺這其中最大的分野，就是在目標的設定，一個人有了正確的目標，才會知道自己整天的忙碌是為了什麼，而長時間投入工作所產生的疲勞，才會被達成目標的喜悅和成就感所抵銷。

目標的種類
1. 以時間長短來分類可分為三類
短期目標:
是指時間長度為三個月到半年的目標，越仁覺得像是減輕體重啦或者像參加專業訓練課程或者要將收入提升多少啦這一類的目標

中期目標:
是指時間長度為半年到三、五年的目標，像是 在去讀個學位啦 或者經驗交流會自行開設公司啦 這一類的

人生目標:
這是指時間長度為五年以上的長期目標。舉例 在我聽到瑞智跟我們分享人生的目標 是找一個真心喜愛的人然後可以永遠的愛護他照顧他相知相守到老 越仁聽了之後也非常的感動 因為我人生的最終目標也是如此 只是我當時跟你們分享時還把財富的目標加上去 最近在思考目標的設定 我覺得我應該把財富的目標獨立出來 將我的人生的目標先單純化 成為一個美滿的家庭 就包含了上述瑞智所提的和我自己加上的小孩的教育和撫養。
以上三類的目標中，最重要的是人生目標，因為他將引導我們一生的方向，其次是短期目標，因為我們對於三個月到半年的近期未來，比較容易做出事實的預測，也比較能掌握，這樣才會促使我們更加賣力的達成

2. 以目標的對象分類，這是一種更常用的目標分類方式，其中，最基本的有三類 健康目標 家庭目標 和 工作目標 但我經過整理和思考之後我覺得還有幾項底下一一說明:

健康目標:例如 每天按時運動 、 培養一種新的運動 、減輕體重…等等

家庭目標:像是 配偶 子女 父母 親戚

工作目標:舉例 像 升遷 業績 考試資格(如高普考) 專業執照

財務目標:例如 收入 儲蓄 投資 股票 等等 這一類相關的方法和技巧tfajang是高手中的高手 若有遺忘或問題可再與本會大老 tfajang研討

人際關係目標: 如 同事 客戶 朋友 同學 結交新朋友 化敵為友 …等等
這些項目是我初步列出 再次強調 這方面也是tfajang的強項tfajang研究人際網路已有多年的經驗 可堪稱是 人際網路達人 所以可多多跟tfajang請益

學習成長目標: 閱讀 學習理財規劃 學習時間管理 聽演講 學習軟體 參加專業訓練課程 ….等等

娛樂目標: 像是 渡假 國外旅遊 之類的 舉例 像是行動力中隊 這個月的娛樂目標達成率就有100%了

公益目標:越仁覺得這是以後要走的路因為他可以對我們的人脈經營有所提升將來有去實踐的必要性 如 教會義工 功德會義工 政黨義工或去捐血也算

對任何人來說上述的目標都應以健康和家庭兩項目標最為優先。

二、擬定計畫
1.記事簿:幾乎所有的時間管理專家都會告訴你，記事簿是時間管理最重要的工具之一，而我的感覺是記事簿是時間管理最最重要的工具，至於記事簿的內容該如何分類呢底下我將別人的證明是有效的方法加以複製並分享
記事簿內容可分為六部分
a. 電話地址:可分為 親戚 同事 公司行號..等等 因人而異每個人可以找出最適合自己的分類法
b. 日程表:將需要參加的會議 和他人的約會 計畫將來要處理的工作等紀錄在上
c. 每日計畫:對於當天計畫要處理的事情，不必訂下確定的時間，安排每一分鐘做什麼事情不沒有什麼意義，因為我們無法實際預測事情所需要的時間，而且每天都會有許多干擾和預期之外的事情而使我們所安排的計畫遭到破壞，結果會使你非常沮喪，久而久之會使你再也不想訂什麼計畫了，因此，每天只需將計畫要處理的工作項目列出即可，然後按照計畫的優先順序分類，越仁的做法是依工作重要性和緊急性分為A、B兩類計畫要在今天完成的工作歸於A類，其餘的歸於B類，但有一點要特別提出A類的工作不一定比B類的工作重要，但以今天而言A類的工作應優先於B類處理，在還沒完成A類工作之前，不可處理B類工作，必須遵守一次只做一件事的原則，也就是做完一件工作後，才可做下一件工作，因為根據實際調查顯示，變換工作優先次序，是浪費時間的主因之一，然後我們就可以在每天下班前看看自己完成了幾項工作，雖然不一定每天都能將所有列出希望完成的A、B兩類工作全部處理完畢，但別氣餒，因為只要能依據重要的次序處理事情，最重要的A類工作一定都會完成，亨利福特說過[如果將事情分成細部處理，每件事都不難]最後越仁覺得最最關鍵的還是要每天的持續，這也是越仁現在最需要努力的地方
d. 參考資料:像年曆 行事曆 郵遞區號…..等等
e. 會議記錄:紀錄日期 地點 決議 等等
f. 雜記:紀錄一些日常的心得 靈感 或只是一些學術上值得研究的題目
最後請依自己的經驗發展出一套自己的記事簿而將所有的資料記錄在記事簿上像是你與人的約會、會議、活動、待辦事項，都應記在這本記事簿裡，而不是散置桌面的隨意貼、便條紙、留言單上，隨意貼是當我們要留話給別人時用的而不是留給自己用的，養成了使用記事簿的習慣後，我們就不必隨時惦記著有哪些事要處理、有哪些電話要回、有哪些東西出門時要記得買，這樣我們才可能一次專心做一件事情，不必整天過的緊張兮兮，我們才會有時間做計畫，以及從是創造性的思考。

三、因為整個時間管理的方法太多了我們經驗交流會的時間有限所以我決定將分為兩次討論，最後我來討論整理文件的方法，因為大多數的人每天的主要工作就是處理文件，因此如何有效的整理桌子、整理檔案、和學習如何丟東西對工作效率的提升有絕對的影響
1.整理桌子
為什麼要整理桌子:
a.縮短找東西的時間，在桌上一大堆文件裏找東西要比在整齊的檔案櫃找到你要的東西多花數倍的時間，而且經常會找不到，把自己弄得心浮氣燥
b.容易分心
一個人在工作上的煩惱來源，幾乎都是來自中上所堆積未完成的工作這會使我們無法專心做事，舉越仁的例子來看，如果我的桌子很亂，我剛開始要寫一份文件，十分鐘後我的注意力稍微不集中，然後我無意識注視到一件待處理的文件，並且順手將他拿起來讀了一下，並在心中告訴自己，下午要回這個件事，接著又繼續寫我的文件，想了一下要如何繼續寫這份文件，但還沒寫一個字，我又開始想了一下剛剛那件事要怎麼回，最後索性，拿了張紙開始擬草稿，寫了兩句之後又發現需要其他的相關資料，於是開始在桌上找，找了五分鐘沒找到，心裡面就開始很生氣，又想到一開始的文件今天就要交，結果又回過頭來寫文件，但是已經忘了剛剛想要寫的東西，所以又將文件從頭到尾的讀了一遍，才又繼續寫，但此時已經過了半小時了，而我覺得在完成文件之前，可能還要分心個好幾次，因此就免不了心浮氣燥，所以分心至少就有兩方面的時間浪費 一 是停下來耽擱的時間
二 是再次集中精神回復之前工作效率的時間 這還不包括浪費時間的機會成本在內呢
c.無法看出事情的優先順序，若是桌上堆著一疊文件，你根本不可能看的出事情的優先順序而且極有可能有一些重要的文件被壓在下面使你忘了處理，就會喪失一些重要的機會或耽誤了一些重要的事情

而我覺得整理桌子時有一個方法非常好就是將文件分為四類
1. 待丟棄:待丟棄的文件就可以直接丟到垃圾桶了
2. 待歸檔:將需要歸檔的文件暫時放在待歸檔的文件架上等工作到一段落再利用時間做歸檔的工作，必須留意的是在每天工作結束前一定要將待歸檔的文件歸檔完畢，今天結束前待歸檔架上不應該在有任何東西了，否則明天一早把精神最好的時間挪來做歸檔的工作會是划不來的。
3. 待處理:有些文件無法或不必要立刻處理，也許需要收集一些資料或者要等待回覆，這些就是屬於待處理的文件，積在桌上或文件架的文件很難分出優先次序，也很可能被其他文件蓋到使我忘掉這回事，所以要將待處理的文件上的工作寫在記事簿上，然後將文件歸檔；如此不僅能一目瞭然，更可以區分何者是最重要，何者是其次，而且也可避免了遺忘的可能，所以當我收到文件時，我會先放在待處理架上，然後在一件一件的處理，我期許能達到的目標是在今天結束前我的待處理架上是空的，但這並不是代表我已將所有待處理的文件都做完了，而是對於那些要稍後處理的文件，我都已經決定了要處理的日期，並寫在記事簿上，並將文件做歸檔的動作
4. 待送出:待送出的文件是只要送出辦公室以外的文件或著是要送出家門的文件，包括:要交給其他同事或主管、客戶的文件，要寄出去的信函，或要影印的資料等，再離開辦公室時記得看看待送出的文件架上是否有文件要送出，使用了這個方法的好處是可以免於一天來回好幾趟。

潛能大師博恩崔西說 成功等於目標其他都是這句話的註解 相信這是我們都很耳熟能響的一句話 在上次我提出了目標的種類這次開頭我先整理分享如何設定目標我覺得重要的關鍵
一個人的成就最主要在於 是否根據自己的人生目標、設定正確、具體可行，且適合自己的各項目標，事實上，一個人在半年之後的成就是可以完全預知的，因為他只是達成他的目標而已所以第一點我覺得是
一、目標必須是正確而且是適合自己的 講到這裡你們一定會覺得我在浪費篇幅因為設定的目標當然要正確這不是廢話嗎其實我要強調的是 適合自己 舉例
你是否曾經努力學習一套電腦軟體，並參加該軟體的訓練課程，結果發現在工作上完全派不上用場?
你是否曾經認真的閱讀了好幾本書，讀完後才發覺這些書完全用不到而且對自己沒有幫助?
你是否曾一時興起投資事業但經營了幾個月後，發覺自己並不喜歡這工作最後就草草了之
你是否曾經努力賺錢買車，買完了之後才發覺沒有地方停車，結果是當公車或繼續騎機車上班?
如果你都沒有以上的情形，那恭喜你，如果有，代表我們都曾經做了與目標無關的努力 所以 要節省時間，要仔細思考目標是否正確、有意義，才不會白白浪費時間與精力
二、寫下你的目標 為了清楚自己各方面的目標，我們應該安排一個安靜的環境，一個人獨處，讓自己沉靜思考自己的各項目標，然後將目標具體的寫在隨身攜帶的記事簿上，這樣可以讓你隨時參考，並加以檢討、修正 因為想法總是稍縱即逝，隔天也許就不記得了，即使記得了也無法完整，所以對於像自己目標這麼重要的事一定要寫在記事簿上才不會忘記 在你思考你的目標時也許你有十個或超過，也許只有7~8個，先不管這些目標有沒有可能實現，全部把他寫下來，先不要設定期限，再從全部目標中選出四個最重要而且最想要在今年達成的目標，再從中選出一個最重要的作為核心目標，核心選出之後再把其他三個依照優先順序排列，當我們完成這些步驟時就已經有四個非常明確的目標，而且是依照優先順序排列的，最後，也是最重要的，就是一定要定出具體完成的期限，這樣的規劃方式就可以快速提升我們的生活系統並提高目標達成的機率
三、不時思考、並檢討自己的目標
成功來自於自我的反省與思考，這是我們都知道的，如果每天忙著處理一大堆瑣事沒有時間做這方面的思考，是不可能有成就的，每天不時想到自己的目標，這是可以保持高昂的士氣的，並可以培養積極的心態，而反省並不必特別安排時間來做這件事情，可以利用等人，或坐車、洗澡、與睡前的時間思考，重點是要把所想到的新概念要趕快寫下來

四、尋求良師益友的建議 對於個人目標的決定，良師的指點和益友的討論是非常重要的，良師或益友也許是你的親人、老師、長輩、或朋友，不論他們是誰，他們應該是那些最了解你或是許多方面都值得你學習的人，所以當你自己方向未明、猶豫或徬徨時，你就應該將自己的目標告訴他們，尋求他們的協助多聽他們的意見，然後自己做最後的判斷 另一方面當我表達的同時我也會更清楚自己的想法和方向，並藉此整理、修正自己的目標、使目標更周延，更具可行性。

另外，在分享一個我覺得很棒的時間檢視方法，每當你覺得自己的時間管理有問題時，就應該將你用於目標相關工作的時間，紀錄下來，然後再將一天所有的這些時間加起來。當一天結束時，這時候我會得到一個數字 例如，兩小時45分，這樣的紀錄非常的簡單，只要紀錄開始時間與結束時間，而不必去註明是做什麼工作，而當一天結束時將各段時間的結束時間減去開始時間，然後再相加起來就可以了，這樣做的目的是為什麼呢，我把用於與目標相關工作上的時間為生產時間，而稱那些用於與目標不相關工作上的時間為非生產時間。剛開始紀錄你一天的生產時間時，你會驚訝的發現，怎麼可能這麼少，這時你會 逐漸 不時的意識到自己時間的浪費，就會盡量找時間用在與目標相關的活動上。而我覺得這個方法的好處就是簡單，因為簡單 所以大多數的人都會做的來而且他的效果是:讓你具體的意識到自己時間的浪費，進而努力進行改善時間管理的工作，就不用使用傳統的時間管理專家所提到的，每當覺得自己的時間管理有問題就應該將所有活動的時間詳詳細細的紀錄下來，然後仔細分析與檢討，這樣的方法當然是很好，但我覺得需要相當的毅力。所以最後再提醒一下 生產時間會決定一切成就 一個人的成就幾乎可以用他所投入生產時間的多寡 與以衡量與預測；一個終日忙碌但所花費的時間都不屬於生產時間的人，是不可能達成目標的 ，如果生產時間可以用到8小時以上呢，別忘了獎勵自己一下喔!

最後我來提一下每日三段時間的運用
一天的時間可以簡單的分為:上午、下午及晚上，而這三段時間的效用是有所差異的如果能針對不同時段的特性，選擇適合處理的工作，那麼對你的時間管理，會有相當程度的影響。根據研究，大多數的人一早到辦公室後的時間最有效率，接著會逐漸下降，一直到下午四點左右會降到最低，晚上吃完晚飯的半小時後，又會稍微的提升，接著又會繼續下降，當然這也會因為每個人的身體及精神狀態而不完全一樣。
一、 上午時間的運用
因為上午是最能夠專心、精力最旺盛的時間，所以需要作 規劃思考、最富挑戰性、最需要創造性的工作，這些工作請盡量安排在早上做。每天最有效率的時間是上午的三小時，有人將這段時間稱為黃金時間所以要好好把握，最有效率的時間一定要做最重要的事

二、 下午時間的運用
由於下午的精神專心狀態已經降低，所以可以安排一些討論的工作或稍做休息或做一些資料的分類、整理桌子、看看信件，之後安排一下運動，可以恢復精神
三、 晚上時間的運用
晚上回家後首先將每天一定要用到的東西，先歸類完畢，這樣第二天就不會因為要找東西而花時間，然後先休息再用餐，這是因為根據醫學研究，吃飯前應先將疲勞消除，才能促進消化，而通常用完餐可以做一些寫作或研究性的工作，因為通常晚上八點~十點是晚上的黃金時間，最後利用就寢前把第二天早上需要準備的東西準備妥當，因為如果第二天利用早上寶貴的時間來做是非常浪費的，所以盡量利用一天三段時間的不同效用安排適當的工作與生活。

時間管理這個工作是一輩子的，而且需要每天不斷有毅力的做下去。越仁才疏學淺與各位分享最近的所習所得，希望能對你們有所幫助，也希望你們能分享與指正，讓我也能夠繼續獲得更好更棒的資訊，來修正各方面的見解，來達到更進步的目標。謝謝